Kuntayhtymähallitus
Pöytäkirja 23.02.2021/Pykälä 27

423/00.01.02.02/2021

23.02.2021 § 27  

Kuntayhtymähallitus

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki, 906/2019) on tullut voimaan 1.1.2020. Laki edistää tiedonhallinnan yhdenmukaistamista, tietoturvallisuutta ja digitalisointia viranomaistoiminnassa. Laki on tiedonhallintaa koskeva yleislaki, jolla säännellään tiedon hallintaan liittyvistä vaatimuksista yhtenäisellä tavalla koskien koko julkista hallintoa. Tiedonhallintalakia sovelletaan tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja. Laissa määritetyille vaatimuksille ja osa-alueiden toteutukselle on määritetty 12-48kk siirtymäsäännökset.

 Tiedonhallintalain mukaan organisaation on perustettava tiedonhallintayksikkö sekä laadittava tiedonhallintamalli. Kunnat ja kuntayhtymät ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintalain 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä että tiedonhallintayksikössä on:

 1) määritelty tässä ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut;

 2) ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta;

 3) tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista;

 4) asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi;

 5) järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.

 Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön.

 Tiedonhallintalain toteuttamista varten on Sosterissa perustettu tietohallintopalveluiden vastuulla oleva työryhmä ja sen yhteydessä toteutettu lain edellyttämä muutosten arviointi. Sosterin pääosin jo aiemmin toteuttamaa dokumentaatiota hyödynnettiin lain vaatiman tiedonhallintamallin toteuttamisessa tiedonhallintalautakunnan asettamien suositusten mukaisesti. Lain vaatimat ensimmäisen vaiheen dokumentit (tiedonhallintamalli, kuvaus tietovarannoista) on toteutettu valmiiksi vuoden 2020 loppuun mennessä.

Päätösehdotus Kuntayhtymähallitus  päättää että
1) Sosteri on tiedonhallintalain edellyttämä tiedonhallintayksikkö
2) nimeää tiedonhallintayksikön vastuulliseksi toimielimeksi kuntayhtymähallituksen

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin keskusteluitta.

Lisätietoja antaa asian valmistelija,  tietopalvelupällikkö Tero Taivainen, puh. 044 581 3663 ja esittelijä, vt. kuntayhtymäjohtaja Saara Tavi, p. 044 417 4100.